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In das Vereinsregister, das beim Amtsgericht am Sitz des Vereins geführt wird, werden alle Vereine eingetragen, die selbst Träger von Rechten und Pflichten sein sollen. Einzutragen sind der Name des Vereins, sein Sitz, der Vorstand und dessen Vertretungsbefugnis. Jeder, der sich im Register über einen Verein informiert, kann sich auf die Eintragungen verlassen. „Die mit der Anmeldung verbundenen Förmlichkeiten sind daher kein Selbstzweck“, erläutert Notarassessorin Dr. Katharina Hermannstaller von der Landesnotarkammer Bayern, und erklärt weiter: „Die Genauigkeit dient allen, vor allem dem eigenen Schutz der sich engagierenden Bürgerinnen und Bürger“. Zu beachten sind beispielsweise die folgenden Förmlichkeiten:

1.    Anzahl der Gründer eines Vereins: 2, 3, 7?

Zur Gründung eines Vereins müssen sich nach dem Vereinsrecht zwar nur zwei Personen zusammenfinden, auf Dauer muss der Verein dann mindestens drei Mitglieder haben. Jedoch bestimmt das Vereinsrecht weiter, dass eine Eintragung ins Vereinsregister nur erfolgt, wenn mindestens sieben Personen die Satzung unterschrieben haben.

2.    Anmeldung von Veränderungen im Verein

Die Mitgliederversammlung ist das oberste Vereinsorgan. Sie trifft alle grundsätzlichen Entscheidungen, wählt z. B. den Vorstand und beschließt Satzungsänderungen. Werden Beschlüsse gefasst, die ins Vereinsregister einzutragen sind, ist das Versammlungsprotokoll mit zum Register einzureichen. Dabei ist neben weiteren Förmlichkeiten besonders darauf zu achten, dass das Protokoll entsprechend den Regelungen in der Satzung unterzeichnet wird. Anders als früher muss bei Satzungsänderungen nunmehr auch der vollständige Wortlaut der Satzung eingereicht werden. Der eingereichte Satzungswortlaut muss jedoch nicht vom Vorstand unterschrieben werden. Die Anmeldung der Veränderungen muss der Vorstand unverzüglich vornehmen.

3.    Wer muss anmelden?

Es müssen nicht zwingend alle Vorstandsmitglieder gemeinsam anmelden. Es genügt vielmehr eine Anmeldung durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl gemäß den Bestimmungen in der Satzung. Legt diese z. B. eine Einzelvertretung fest, kann ein Vorstandsmitglied allein handeln. Anders ist es, wenn die Satzung eine Gesamtvertretung vorsieht. Dann müssen mehrere Vorstände gemeinsam den Verein bzw. die Veränderungen „mittels öffentlich beglaubigter Erklärung“ anmelden. Das bedeutet, die Notarin oder der Notar beglaubigt die Unterschriften der Vorstandsmitglieder unter der Anmeldung.

4.    Verein und neue Medien

Das Registergericht überprüft auch die Einhaltung gewisser Förmlichkeiten bei der Einladung zur Mitgliederversammlung. Das Vereinsrecht regelt dabei nicht ausdrücklich, in welcher Form eingeladen werden muss. Daher ist es der Satzung überlassen, näheres dazu festzulegen. Soweit diese für die Einladung „Schriftform“ bestimmt, ist nach Ansicht der Rechtsprechung eine Einladung per E-Mail zulässig.

5.    Auflösung und Abwicklung des Vereins

Der Auflösungsbeschluss der Mitgliederversammlung muss durch den sogenannten Liquidator des Vereins beim Vereinsregister angemeldet werden. Liquidator ist oftmals der Vorstand. Im Anschluss an die Liquidation (d.h. die Abwicklung des Vereins) muss der Liquidator zusätzlich noch die Beendigung der Liquidation zum Vereinsregister anmelden. Das ist frühestens 1 Jahr nach Bekanntmachung der Auflösung des Vereins im Bekanntmachungsblatt möglich. Erst mit Eintragung der Beendigung der Liquidation wird der Verein im Vereinsregister gelöscht.