Für bestimmte Institutionen wurden daher sichere, elektronische Kommunikationswege entwickelt: Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach), für Notarinnen und Notare das beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) und für Behörden das beBPO (besonderes elektronisches Behördenpostfach).
„E-Mail“ statt Papier und Unterschrift
Seit dem 1. Januar 2022 sollen alle Bürgerinnen und Bürger, juristische Personen sowie sonstigen Vereinigungen (des Privatrechts) Dokumente an Gerichte elektronisch versenden und von diesen empfangen können. Eine händische Unterzeichnung der Dokumente ist für das Gerichtsverfahren nicht mehr erforderlich.
Identifizierung und sichere Übermittlung
Um – als Ersatz zur Unterschrift – sicherzustellen, dass das Dokument auch von der betreffenden Person stammt, muss die Person ein besonderes Postfach, das eBO, beantragen, und sich im Rahmen der Beantragung identifizieren. Das kann auf Basis der elektronischen Identifikation (eID) geschehen, einer Funktion der Personal-ausweise, die seit 2017 bei jedem neu ausgestellten Ausweis automatisch aktiviert ist, oder über ein Identifizierungsverfahren, zum Beispiel bei einer Notarin oder einem Notar.
Im Vergleich zum klassischen E-Mail-Versand verifizieren die Nachrichten über das eBO aber nicht nur den Absender. Der Kommunikationsweg ist auch besonders gegen ein Ausspähen geschützt.
Für wen lohnt sich ein eBO?
Das eBO ermöglicht – auch wenn der Name es vielleicht vermuten lässt – keine elektronische Kommunikation mit allen öffentlichen Stellen. Es dient primär der Kommunikation mit Gerichten und richtet sich daher auch vorrangig an solche Personen, die mit diesen in regelmäßigem Kontakt stehen, wie etwa für Dolmetscher, Gutachter oder Gerichtsvollzieher.
Software erforderlich
Um das eBO nutzen zu können, wird eine spezielle Software benötigt. Aktuell ist eine solche noch nicht verfügbar. Aus diesem Grund ist die elektronische Kommunikation mit den Gerichten seit dem 1. Januar 2022 zwar rechtlich, jedoch technisch noch nicht möglich. Im 3. Quartal 2022 soll aber Abhilfe geschaffen sein.